Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cosa bisogna sapere

Con conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si intende, appunto, la conservazione elettronica di un documento. Questa procedura, regolata dalla legge, conferisce un valore legale al documento informatico. Questo conferisce notevoli vantaggi, sia in termini di semplicità di archiviazione fatture, di trasferimento e di consultazione delle stesse. 

Come avviene la conservazione sostitutiva fatture elettroniche
Il file che deve essere utilizzato per la conservazione sostitutiva fatture elettroniche deve avere alcune caratteristiche. In primo luogo deve essere in formato XML, perché al suo interno deve contenere tutti i dati in maniera strutturata. Questo assicura che il file sia integro e, soprattutto, ne certifica data e ora di emissione. Nel caso della fattura elettronica tutto ciò avviene automaticamente: i software di fatturazione emettono già di default un file XML adatto allo scopo. Al fine di certificare la paternità del file, poi, occorre che il file sia firmato digitalmente. Per gestire la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, dunque, c’è bisogno di competenze e di organizzazione.

Per soddisfare i criteri del legislatore italiano, la conservazione della fattura elettronica deve assicurare l’integrità del documento, i riferimenti temporali e l’unicità del soggetto che l’ha emessa. Nel caso della fatturazione elettronica, queste informazioni sono già inserite automaticamente nel file digitale per mezzo della marca temporale e della firma digitale. Assicurato questo, poi, occorre rispettare le scadenze stabilite dall’Agenzia delle Entrate per l’archiviazione digitale delle fatture. In particolare, per quanto riguarda le fatture elettroniche, la loro archiviazione deve avvenire entro 15 giorni dalla data di emissione del file.

Alla fattura in formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.

La singola fattura diviene parte poi di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale). Il lotto deve garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta, ovvero non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3.

I singoli lotti, poi, vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata, questa volta però del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. La marca temporale tecnicamente si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura. In questo modo, i lotti di conservazione sono “bloccati” nella forma, contenuto e tempo; dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Completato questo percorso i lotti verranno conservati per 10 anni. Per questa fase finale entra in gioco una figura particolare, prevista dalla legge, caricata di una serie di compiti descritti nella deliberazione CNIPA n. 11/2004. Si tratta, dunque, di un passaggio molto importante che serve molto ai tanti professionisti ed alle aziende che ogni giorno hanno a che fare con il mondo della fatturazione elettronica per stare sempre al passo coi tempi.